ضرورت اصلاح و ايجاد تحول در نظام اداري كشور بعنوان ابزار تحقق اهداف نظام جمهوري اسلامي از مواردي است كه پس از انقلاب اسلامي مورد توجه دولت جمهوري اسلامي ايران قرار گرفت و در اجراي بند 4ـ3 بخش نظام اداري و اجرايي پيوست قانون برنامه اول توسعه اقتصادي ، اجتماعي، فرهنگي جمهوري اسلامي ايران شورايعالي اداري بمنظور ابجاد يك نظام منسجم اداري در ابعاد نيروي انساني، مديريت، تشكيلات سازماندهي و روشها تشكيل گرديد.

1) تحول چيست؟ 

    تحول در ارتباط با افراد به معني شبيه ديگران شدن نيست بلكه به مفهوم مانند خود‌شدن، رشدكردن، غني‌شدن و متبلور ساختن توانائي ها بوسيله تجربه و تدبير است.

    در ارتباط با سازمانها كه مجموعه افراد مي باشند تحول باز هم به مفهوم تغيير از طريق كسب تجربه و تدبير است.

    فرايند تحول در سازمانها متأثر از تجربيات و اهداف جديد است.

2) چرا تحول؟ (انگيزه هاي تغيير سازماني)

    معمولاً سازمانها متحول مي‌شوند تا باز و جهاني شوند و در آنها فكر و روح افراد چه بصورت فردي و چه به صورت گروهي براي رسيدن به اهداف همه گروههاي ذينفع مانند: مشتريان، كاركنان و سهامداران بسيج شوند و به هرحال اين انسانها هستند كه نيروي مولد و محرك براي تغيير سيستم‌ها، ساختارها و سازمان‌ها هستند.

    معمولاً تغييرات سازماني و تحول براي گذار از يك مرحله توسعه به مرحله ديگر هم ممكن است ايجاد شود، سازمانها با گذار از مراحل مختلف توسعه، بالغ مي‌شوند.

    پيش از تصميم‌گيري در مورد اينكه بهسازي كدام يك از جنبه‌هاي سازمان ضرورت دارد، بايد نقاط قوت و ضعف سازمان را مورد تجزيه و تحليل قرار داد. در اين ميان، ارزيابي نيازها از اهميت ويژه‌اي برخوردار است.

    تغيير سازماني نخست مستلزم بررسي و تشخيص مشكل است شناخت مشكل و ارائه صورت مساله واقعي نيمي از تغيير است چنانچه مديران سناريوي تغييرات، در تعريف از مشكلات دچار خطا و لغزش شوند هزينه‌هاي گزافي را خواهند پرداخت چرا كه سازمان و منابع آن را به سمت اهدافي هدايت خواهند نمود كه در جهت نيازهاي واقعي سازمان طراحي نشده و پاسخگوي مشكلات نمي‌تواند باشد مديريت تغيير بيش از هر اقدامي بايد راهكارهاي حل مساله و ابعاد آن را مورد بررسي و شناخت دقيق قرار دهد.

عمده مشكلات جاري در تحول اداري:

عدم استفاده از رويكردهاي علمي و تجارب: در واقع قبل از پياده‌سازي تغييرات هيچگونه بررسي علمي يا تجربي بمنظور توفيق يا عدم توفيق تغييرات حاصل نمي شود.

نگراني مخالفان از تهديد منافع، نظرات، عادات و خواسته‌هاي ايشان پس از انجام تغييرات (مقاومت در برابر تغيير).

شيوه مديريتي فرد محورانه: بعبارت ديگر هرگونه تغيير سازماني كه توزيع قدرت را برهم زند، فعاليتهاي سياسي درون سازمان را برمي‌انگيزد. توجه داشته باشيد كه مخالفان درون سازماني مشابه مقاومت باد در برابر سرعت خودرو مي‌باشد، مقاومتي كه ديده نمي شود ولي اثرات آن هويدا است.

    بدين ترتيب ريشه مشكلات جاري در تحول اداري را همچنین مي‌توان در فقدان شايسته سالاري، فساد اداري، عدم انطباق فرهنگ سازماني با مباني اعتقادي، فقدان رابطه منطقي ميان سياستهاي كلان نظام با خط‌مشي‌هاي اجرايي ، فقدان نگرش راهبردي و بلندمدت ، عدم پاسخگوئي و نظارت در نظام مديريتي جستجو نمود.

«اهداف، برنامه ها و سیاستهای تحول اداری»

    به منظور رفع مشکلات اساسی نظام اداری کشور در حوزه های سازماندهی، مدیریت، منابع انسانی، فن‌آوری و فرایندهای انجام کار و قوانین و مقررات هفت برنامه تحت عنوان «تحول در نظام اداری کشور» توسط سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی در مورخ 18/1/81  ارائه و به تصویب هیئت وزیران رسید  و در کلیه  دستگاههای اجرایی لازم الاجرا گردید.

-این هفت برنامه عبارتند از:

1)‌برنامه منطقی نمودن اندازه دولت.

2) برنامه تحول در ساختار تشکیلاتی دولت.

3)‌برنامه تحول در نظام‌های مدیریتی.

4)‌برنامه تحول در نظام‌های استخدامی.

5)‌برنامه آموزش و بهسازی نیروی انسانی دولت.

6) برنامه اصلاح فرآیندها، روشهای انجام کار و توسعه فن‌آوری اداری.

7)‌برنامه ارتقاء و حفظ کرامت مردم در نظام اداری.

-اهم سیاستهای اجرائی منطقی نمودن اندازه دولت:

1)‌اجرای وظائف حاکمیتی دولت به نحو کارآمد و اثر بخش.

2) گسترش فعالیت بخش غیردولتی از روشهای خصوصی سازی و ارائه ساز و کار مناسب برای نظارت بر حسن اجرای کارها.

3)‌انجام خدمات زیربنائی از طریق بخش غیردولتی  با استفاده از روش قیمت تمام شده .

-اهم سیاستهای اجرائی  اصلاح ساختارهای تشکیلاتی دولت:

1) عدم گسترش تشکیلات دولت با تاکید بر کوچک‌سازی (قانون برنامه سوم توسعه)

2) كاهش پستهای مدیریتی بمنظور ایجاد انسجام در ساختار بخش دولتی

3) ‌قانونمندی وظائف در سطح ملی و کلان

4)‌اعطای اختیارات به مقامات مياني بمنظور تسریع در پاسخگوئی به مقامات ارشد

- اهم سیاستهای اجرائی اصلاح نظام های مدیریتی:

1) رعایت اصل ثبات مدیریتی

2) ‌تهیه کارنامه عملکرد مدیران بمنظور ارتقای سطح کیفی مدیریت در دستگاههای دولتی

3)‌ارائه گزارش سالانه توسط کلیه دستگاههای اجرائی به دولت

-اهم سیاستهای اجرائی اصلاح نظام استخدامی:

1)‌ مقررات استخدامی بر اساس انتخاب اصلح مورد تجدید نظر قرار گیرد.

2) مقررات استخدامی به دو نوع دائم و موقت محدود گردد.

3) کاهش استخدام دائمی.

4) حقوق و مزایا و جبران خدمت مکفی برای کارکنان دولت برقرار شود.

5) برای استخدام در بخش دولتی، احراز حداقل‌های علمی و تخصصی الزامی گردد.

- اهم سیاستهای اجرائی اصلاح نظام آموزشی و بهسازی نیروی انسانی:

1) آموزش کارکنان دولت  با هدف افزایش و به هنگام‌نمودن دانش ، بینش و مهارت همراه با انگیزش لازم.

2) از تبدیل دستگاههای دولتی به محلی برای کسب مدارج دانشگاهی از طریق استفاده از امکانات دولتی اجتناب شود.

3) در نظام ارزشیابی کارکنان دولت معیار رضایتمندی ارباب رجوع، مدیر و همکاران، ملحوظ گردد.

4) مدیران عالی و اجرائی در سطوح مختلف از آموزشهای مورد نیاز در چهار چوب نظام آموزش کارکنان دولت برخوردار گردند.

-اهم سیاستهای اجرائی اصلاح فرایندها، روشهای انجام کار و توسعه فن آوری اداری:

1) صلاح روشها، رویه‌ها، فرایندهای انجام کار بمنظور رضایت ارباب رجوع، ساده‌سازی روشها و کاهش هزینه‌ها و...

2) توسعه نظام مکانیزه در دستگاههای اجرائی.

3) نظم و انضباط اداری و ارزیابی دستگاههای اجرائی با این معیار.

4) بکارگیری دیدگاهها و تجربیات متخصصان داخل وخارج کشور.

5) نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها.

6) استقرار شبکه  اطلاع رسانی  و اتصال به شبکه جهانی اینترنت .

-اهم سیاستهای اجرائی ارتقاء و حفظ کرامت مردم:

1) ارائه خدمات به مردم بطور شفاف و مشخص، زمانمند و با کیفیت مطلوب .

2) دستگاههای اجرائی خدمتگزار و پاسخگوی مردم هستند.

3) نظام اطلاع‌رسانی خدمات دولتی بصورت سهل و آسان طراحی شود.

4) برخورد قاطع با پدیده مذموم فساد اداری.

5) ارزیابی مستمر سطح رضایتمندی مردم از خدمات دولتی.

با تحقق هفت برنامه تحول نظام اداری به وضعیت مطلوب با ویژگیهای ذیل نائل خواهیم  شد.

ویژگی‌ها و خصوصیات نظام اداری مطلوب:

1) نظام‌گرا و همه سو‌ نگر.

2)‌کارا، بهره‌ور و ارزش افزا.

3)‌پاسخگو و شفاف.

4) اثربخش، نتیجه‌گرا و کیفیت‌مدار.

5) شهروند‌مدار، خدمتگزار و مردم سالار.

6) سالم، عاری از فساد و تبعیض.

7) مشارکت جو و مشارکت‌پذیر.

8) شایسته‌سالار و دانش‌گرا.

9) آینده‌بین، دورنگر و هدفمند.

10) قانونمدار، ضابطه‌مند و اخلاق‌گرا.

11) مدیر و راهبر.

12) توسعه‌گرا و نواندیش.

خط مشي مديريت امور اداري و پشتيباني موسسه پژوهشی علوم و فناوري رنگ

    مديريت امور اداری در واقع جنبه های انسانی سازمان را در بر می گيرد، زيرا انسان عامل مهمی در نيل به اهداف سازمان و مديريت به شمار می رود. تحقيقات امروزی بيانگر اين واقعيت است که رابطه نزديکی بين نحوه مديريت منابع انسانی و امکان نيل به اهداف سازمانی وجود دارد، از اين روست که اين مديريت امروزه به منزله يکی از شريان های مهم و حياتی هر سازمانی محسوب می گردد. مديريت امور اداری تخصص ويژه ای است که کوشش می نمايد تا در جهت کسب رضايت کارکنان و تأمين هدف های سازمانی گام برداشته و سياست گذاری نمايد.

    این مدیریت، مسئولیت جمع آوری اطلاعات و برنامه ریزی در زمینه های پرسنلی، اداری، اجتماعی و رفاهی کارکنان شرکت را بر عهده دارد و کلیه ملزومات، نیازمندی های واحدهای مختلف را تهیه و در اختیار آنان قرار می دهد.

    در راستاي برنامة خُرد واحدهاي امور اداري، لازم به ذكر است كه اين واحدها با تحول سازماني مي­توانند به درجات بالاي موفقيت دست يابند كه نمادهاي اصلي تحول سازماني در امور اداري و پشتيباني عبارتند از:

1) تصميم­سازي با خلاقيت؛

2) شجاعت در تصميم­گيري­ها؛

3)‌تصميم­ها با تعامل؛

    خلاقيت و شجاعت در تصميم­‌گيري­‌ها از الزام­هاي اساسي تحول اداري است. از سوي ديگر اين واحد اعتقاد راسخ به تعامل مثبت با همه واحدها را دارد، زيرا كه تعامل، دل­ها را به هم نزديك مي­كند و فاصله­ها را از ميان برمي­دارد. 

    همچنين خلاقيت با آفرينش الگوهاي بومي تحول و شجاعت در اجراي قاطعانه تصميم­ها مفهوم پيدا مي­كند. 

    ضرورت بهبود مستمر امور اداري يكي از اصلي­ترين مأموريت­هاي سازمان­ها و دستگاه­ها است و در صورتي مي­تواند تحول را عيني و عملياتي نمود كه تحول اداري از داخل سازمان آغاز شود. اين مهم در ساية تلاش، پشتكار و بهره­گيري از برنامه­هاي پنج­سالة توسعه و رهنمودهاي رهبري قابل اجرا مي‌­باشد. 

    علاوه بر اين، واحدهاي مربوطه بايد در مسيري گام برداند كه با توجه به اقدام­هاي انجام شده، قدرت و توانايي تئوريزه كردن الگوهاي تحول را داشته و از كارآمدي لازم نيز برخوردار باشند.